Para garantir a legalidade e o pleno funcionamento de uma empresa no Brasil, é fundamental que os empresários obtenham e mantenham atualizados diversos documentos essenciais. A seguir, detalhamos os principais:
1. Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ): O CNPJ é o registro que identifica a empresa perante a Receita Federal, permitindo a realização de atividades comerciais e financeiras. Para obtê-lo, é necessário registrar o contrato social na Junta Comercial ou no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas e, em seguida, solicitar o CNPJ através do site da Receita Federal.
2. Contrato Social: Este documento estabelece as diretrizes e a estrutura da empresa, incluindo informações sobre os sócios, capital social, atividades econômicas e outras disposições relevantes. O contrato social deve ser elaborado com atenção e registrado na Junta Comercial ou no Cartório competente.
3. Alvará de Funcionamento: Emitido pela prefeitura municipal, o alvará de funcionamento autoriza a empresa a operar em determinado local. A obtenção deste documento requer a apresentação do contrato social, CNPJ, comprovante de endereço do estabelecimento e, em alguns casos, licenças específicas, como do Corpo de Bombeiros ou da Vigilância Sanitária.
4. Inscrição Estadual: Obrigatória para empresas que comercializam produtos ou prestam serviços de transporte intermunicipal e interestadual, comunicação e energia. A inscrição estadual é o registro no cadastro do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e é obtida na Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está estabelecida.
5. Inscrição Municipal: Necessária para empresas que prestam serviços, a inscrição municipal é o registro junto à prefeitura para o recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviços). O processo varia conforme o município, mas geralmente exige a apresentação do contrato social, CNPJ e comprovante de endereço.
6. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED): Empresas que contratam funcionários devem informar mensalmente ao Ministério do Trabalho as admissões, demissões e transferências de empregados. O CAGED é uma ferramenta de controle e estatística do mercado de trabalho formal no país.
7. Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): Anualmente, as empresas são obrigadas a declarar ao governo federal informações referentes aos vínculos empregatícios mantidos no ano-base anterior. A RAIS auxilia na gestão de políticas públicas relacionadas ao trabalho e ao emprego.
8. Livro Diário e Livro Razão: São registros contábeis obrigatórios que documentam, respectivamente, todas as operações financeiras da empresa em ordem cronológica e a movimentação detalhada de cada conta contábil. Esses livros devem ser mantidos atualizados e disponíveis para eventuais fiscalizações.
9. Licenças Específicas: Dependendo da atividade exercida, a empresa pode necessitar de licenças adicionais, como:
- Licença Ambiental: Para atividades que possam causar impacto ao meio ambiente.
- Licença Sanitária: Para empresas que manipulam alimentos, medicamentos ou produtos de saúde.
- Licença do Corpo de Bombeiros: Certifica que o estabelecimento atende às normas de segurança contra incêndios.
A obtenção e a regularização desses documentos são passos cruciais para o funcionamento legal da empresa, evitando multas, sanções e garantindo a credibilidade no mercado. Recomenda-se que os empresários consultem profissionais especializados, como contadores e advogados, para orientações específicas conforme a natureza e a localização do negócio.
Fontes Consultadas:
- Quais São Os Documentos Necessários Para Abrir Uma Empresa?
- Qual a documentação necessária para abrir uma empresa? - ACIF
